一、询价作业规定
规范企业询价工作，降低采购成本，确保采购工作顺利进行。1．询价范围包括采购的所有材料和配件，具体的品种由采购人员根据实际情况自主确定，原则上重点选择试用消耗量大、单位金额高、采购频繁、与产品质量关系密切的材料。2．根据实际，每月至少安排一次询价，且每次参与询价的材料总品种不应少于____项。3．采购人员根据需要询价的材料类别向三家以上的供应商书面询价，如因特殊情况无法实现的，则须有两人对询价结果予以证实。询价对象可不限于原有的既定供方范围内，询价地域的选择应遵循就近原则。4．采购人员应独立自主地开展询价工作，不受其他环境和个人的干扰。5．在询价材料的选择中要注重所咨询材料的可比性，对型号、规格、品牌、付款方式、交货方式等内容都应有严格的规定。6．对每项材料的询价应以公司名义或匿名方式分别询价。同时还可尽量收集其它相关材料的采购价格作为补充。7．属设备类采购，采购主办人员应于“询价单”内注明下列条件。（1）厂商必须提供设备运转后____年以上的保固承诺。（2）厂商必须列举保固期间及保固期满后，保养所需的备品明细（包括厂牌、规格、单价、更换周期），以及提供备品价格的有效年限与日后调价原则。8．询价工作结束后，采购部门负责人应及时对询价工作做评估报告。1．采购员的绩效工资与询价评价结果挂钩，达到奖优罚劣的效果。
二、采购付款管理办法
本公司物料采购之订约与付款方式，除另有规定外，悉依本规章办理。1．采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。2．采购计划范围内金额在×万元～××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务经理审批后交采购部签订购货合同。3．采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务经理审核、总经理审批后交采购部签订合同。由于生产急需而只能先付款再提货的物资，应先由采购部填写《付款申请单》提出申请并说明原因，经总经理审批后，现在财务部出纳处预支一定额度的备用金。（1）财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。（2）应付账款在×万元以内的，由财务经理审批；应付账款在××～××万元的，由总经理审批。（3）审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。（1）付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等。（2）为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过____万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。
三、采购物资检验制度
为检验采购货物的质量是否符合企业的采购标准提供准则，确保采购货物的质量合乎标准，杜绝不合格货物入库。如电气的、物理的、化学的、机械的特性，一般采用检测仪器和特定方法来验证。适用于采购货物数量少、价值高、不允许有不合格品物料或工厂指定进行全检的物料。适用于大量低值辅助性材料，或经认定的免检厂采购货物，以及生产急用而特批免检。对于后者，采购货物检验专员应跟踪生产时的质量状况。适用平均数量较多，经常性使用的物料。一般工厂的采购货物均采用此种检验方式。第7条 产品研发部编制《采购货物质量标准》，由产品研发部经理批准后发放至采购检验人员执行。第8条 质量管理部编制《采购货物检验控制标准及规范程序》，经质量部经理审批后发放相关检验人员执行。检验的规范包括货物的名称、检验项目、方法、记录要求。第9条 采购部根据到货日期、到货品种、规格、数量等，通知仓储部和质量管理部准备采购货物检验和验收工作。第10条 采购货物运到后，由仓储部库管人员检查采购货物的品种、规格、数量（重量）、包装情况，填写《采购货物检验报告单》，并通知采购检验专员到现场抽样，同时对该批采购货物进行“待检”标识。第11条 采购检验专员接到检验通知后，到标识的待检区域按《采购货物检验控制标准及规范程序》进行抽样。第12条 采购货物检验专员根据《采购货物检验控制标准及规范程序》对采购货物进行检验，并填写《采购货物检验报告单》，交采购货物检验主管审核。第13条 采购货物检验专员将审批的《采购货物检验报告单》作为检验合格的物料的放行通知，通知库管人员办理入库手续。库管员对采购货物按检验批号标识后入库，只有入库的合格品才能由库管员控制、发放和使用。第15条 检测中不合格的采购货物根据《不合格品控制程序》的规定处置，不合格的采购货物不允许入库，由采购货物库移入不合格品库，并进行相应的标识。第16条 如果是生产急需的采购货物，来不及检验和试验时，须按《紧急放行控制制度》中规定的程序执行。第17条 采购货物检验的记录由质量管理部检验组按规定期限和方法保存。第18条 采购检验专员收到《采购货物检验报告单》后，依检验标准进行检验，并将采购货物的供应商、品名、规格、数量、验收单号码等，填入检验记录表内。将采购货物用绿色标示“合格”，填妥检验记录表，及验收单内检验情况，并通知库管人员办理入库手续。1．首先将采购货物加以标示“不合格”，填妥检验记录表及验收单内检验情况。2．然后将检验情况通知采购单位（物料部、采购部或外协加工科），由其依据实际情况决定是否需要特采。（1）如不需要特采，即将采购货物用红色标示“退货”，并于检验记录表、验收单内注明退货，由库管人员及采购单位办理退货手续。（2）如需要特采，则将采购货物用蓝色标示“特采”，并于检验记录表、验收单内注明特采处理情况，以及通知有关单位办理入库、部分退回或扣款等有关手续。第21条 采购货物应于收到验收单后三天内验收完毕，但紧急需用的采购货物优先办理。第22条 检验时，如果采购检验专员无法判定货物是否合格，应立即请产品研发部、采购部门派员会同验收，来判定是否合格，会同验收的参与人员，必须在检验记录表内签章。第23条 采购检验专员必须及时回馈采购货物检验情况，将采购货物供应商的交货质量情况及检验处理情况登记于供应商交货质量登记卡内，每月汇总于供应商交货质量月报表内。第24条 采购检验专员根据采购货物的实际检验情况，对检验的方案、程序等提出改善意见或建议。第25条 采购检验专员定期校正检验仪器、量规，保养试验设备，以保证采购货物检验结果的准确性。1．经采购检验专员验证，不合格品数低于限定的不合格品个数时，则判为该批来货允收。2．采购货物检验专员应在《材料检验报告表》上签名，盖“检验合格”印章，通知仓储部收货。1．若不合格品数大于限定的不合格品个数，则判定该送检批为拒收。2．采购检验专员应及时在《材料检验报告表》上签名，盖“检验不合格”印章，经相关部门会签后，交仓储部、采购部办理退货事宜。同时在该送检批货品外箱标签上盖“退货”字样，并挂“退货”标牌。1．定义。所谓特采，即采购货物经采购检验专员检验，其质量低于允许接收的标准，虽然采购检验专员提出“退货”的要求，但是由于生产急需或其他原因，生产部做出的“特别采用”的要求。2．若非迫不得已，生产部尽可能不启用“特采”。即使采用，也应按严格的程序办理。送检批物料全部不合格，但只影响生产速度，不会造成产品最终质量不合格，在此情况下，经特批，予以接收。此类采购货物，由生产部、质量管理部按实际的生产情况，估算出耗费工时数，对供应商做扣款处理。送检货物不合格品数超过规定的运收水准，经特批后，进行全数检验。选出其中的不合格品，退回供应商，合格品办理入库或投入生产手续。①送检货物几乎全部不合格，但经过加工处理后，采购货物即可接受。在此情况下，由企业抽调人力进行采购货物再处理。②采购检验专员对加工后的物料进行重检，对合格品接收，对不合格品开出相关部门办理退货。③返工的采购货物，由采购检验专员统计加工所用工时，对供应商做扣款处理。第30条 本制度经公司总经理审批后实施，修订废止时亦同。
四、供应商管理办法
为规范供应商的管理，以确保其为企业提供合格的产品与服务。本制度适用于给企业提供产品和服务的所有供应商的管理。1．采购部、质量管理部、设计开发部负责对供应商的评价。1．对公司需求或潜在需求之物料、外协件、设备，采购部门应按轻重缓急之次序及实际状况制定供应商开发计划并进行任务安排。2．采购人员应通过各种渠道（网络、商业报刊杂志等）获取供应商初步信息，并建立供应商档案。1．本企业相关人员对合格供应商的评价，应按照以下标准综合考虑。（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。（2）优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。（3）对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。（4）具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。（7）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。2．在《供应商基本资料表》、《供应商现场评审表》、《供应商质量保证协议》和《样件检验确认表》四份资料完成后，质量管理部将供应商列入《合格供应商名单》，交企业最高管理者批准。3．原则上一种材料，需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。订购和采购的程序如下：请购、询价、比价、议价、定价、订购、交货、验收。1．每月对供应商就物资品质、交货日期、价格、服务等项目做评鉴，每半年进行一次总评，列出各供应商的评鉴等级，依规定进行奖惩。（2）考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。（3）考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购，还是减少采购量。（4）对考核结果在69分以下的供应商，需从《合格供应商名单》中删除，并终止对其采购。（5）考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。（1）质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，对于批量产品不合格应及时通知供应商，产品不合格时对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。（2）对不合格的供应商，应取消其供货资格，并修订《合格供应商名单》。1．公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。2．公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。3．公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。
五、采购招标管理办法
为规范对公司采购招标的管理，选择合格的投标方，维护公司利益，特制定本制度。采购金额在价格____元以上（含____元）的大宗物资采购需组织招标采购。成立招标领导小组，成员由总经理、财务部经理、采购经理及其他相关人员组成。负责审定招标的有关规定、办法、程序和范本；决定招标工作的重大问题或重大事项等。7．对投标人的资质要求及应当提供的有关资格和资信的证明文件第6条 在规定日期内接受投标人编制的资格预审文件及资料。1．开标应当在招标通告或者投标邀请函确定的时间和地点公开进行。3．开标时，由投标人代表检查各自投标文件的密封情况，或由公证机关检查；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。4．招标人在投标截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。1．成立评标小组。评标小组由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成。2．接受供应商对招标文件有关问题要求澄清的函件，对问题进行澄清，并书面通知潜在投标人。3．在规定时间和地点内，接受符合招标文件要求的投标文件。1．从评标小组推荐的中标供应商中，确定中标供应商。2．发送中标通知书，并将中标结果通知所有投标供应商。第10条 凡参招标采购项目的所有人员，均应严格约束自己的行为，遵守招标投标的各项法律、法规。第11条 参加招标工作的所有人员必须做到秉公办事、廉洁自律，不得收取任何形式的好处费，与供应商有利害关系的应主动提出回避。第12条 参与招标工作的所有人员要严守秘密，严禁在招标评标过程中泄露任何与招标有关的信息，包括标底。第13条 凡违反上述规定的人员，公司将视问题的性质和情节给予相应的处分；情节严重的直至解除劳动合同。
六、采购人员行为规范
第1条 公司为规范采购人员的执业行为，不断提高采购人员的执业素质和职业道德水准，特制定本规范。第3条 采购人员必须遵守公司的规章制度及采购工作流程，严格遵守工作纪律。第4条 采购工作期间应保持良好的精神状态，认真完成领导安排的各项工作。第5条 采购人员对供应商的承诺必须提前得到公司合法授权，不得以个人名义对外承诺。第6条 采购人员应合法发展与所有供应商的关系，在执行业务过程中，要遵守所有适用于业务的法律、法规。第7条 不论是接待供应商或参加谈判，我方参与人员不能少于两人，禁止与供应商单独接触。第8条 采购人员应致力于使公司在任何一次采购项目中获得尽可能优惠的商务条件和服务。在采购项目有关责任人员可以控制的范围内，获得当时最好的产品质量、价格和服务。第9条 在选择供应商时，应不带偏见地考虑所有要素。无论采购量的多少，都要秉持公正原则。具体内容如下。2．供应商选择应遵循技术及技术服务、质量、响应能力、供货表现、成本综合最佳的原则。3．供应商的选择不允许运用个人的影响力或者以个人私利为目的，使待选供应商得到特殊待遇。4．在采购执行过程中，如涉及供应商与员工或其主要亲属有私人利益关系（简称关联供应商），采购业务人员应主动申报，并遵循回避原则。5．不得以任何方式牺牲本公司利益，而为关联供应商牟取不当利益。6．不得参与关联供应商的选择、考察、谈判、评估以及与该供应商交易有关的其他活动。7．不得接受关联供应商的委托，代表该关联供应商与本公司进行任何接洽、会谈。第11条 不得收受供应商以各种名义支付的财物或参与其提供的娱乐性活动。第12条 不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息。第14条 采购人员在采购过程中必须严格执行采购人员行为准则，对违反行为准则的事件或问题，将根据本公司有关违纪处分的规定给予处罚。
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